Realizar una mudanza de oficina es notablemente más difícil que una mudanza del hogar. Debe hacerse más rápido y de una manera más organizada, ya que el funcionamiento de la empresa depende de ello. Por ello, en este artículo te contamos algunos consejos que te serán de gran ayuda para realizar una mudanza de oficina con éxito.
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Elige bien la fecha de la mudanza
Dependiendo del número de personas y del tamaño de tu empresa podrás calcular más o menos con antelación el tiempo necesario para empezar a prepararlo todo para la mudanza. Sin embargo, a la hora de elegir la fecha de la mudanza, es recomendable, realizarla en periodos de menor actividad en la empresa, ya que durante todo el tiempo que dure el traslado, la actividad de la empresa se verá reducida o incluso parada por completo.
También si tenéis de horario de oficina y sólo trabajáis de lunes a viernes puedes apostar por realizar la mudanza durante el fin de semana. O simplemente intentar realizarla el día de descanso.
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Compara empresas de mudanza
Realizar una mudanza de oficinas es un trabajo delicado por lo que es conveniente contar con profesionales. Las empresas de mudanza tienen mucha experiencia en mudanzas de este tipo por lo que no tendréis ningún problema y el proceso será mucho más rápido que si decides realizarla tú mismo. “En mudanzas de oficinas nosotros ofrecemos una solución personalizada para cada situación, evaluando las diversas particularidades del traslado para que la actividad de la empresa no se interrumpa por culpa del traslado”, confirman desde Mudanzas Alicante, empresa especialista en mudanzas de viviendas, oficinas y transporte de coches.
Pero antes de firmar el contrato con la empresa es importante saber cómo comparar entre las distintas empresas de mudanzas para elegir la más adecuada.
- Comienza la búsqueda entre las empresas de tu cuidad.
- Compara valoraciones de los clientes.
- Asegúrate de que forman parte de una asociación de mudanzas.
- Obtén y compara diferentes presupuestos de mudanzas.
- Estudia los servicios que te ofrecen. Por ejemplo, ¿Se encargan del empaquetado de los enseres?
- Ten en cuenta el plazo en el que te dicen que la mudanza estará culminada.
Una vez tengas claro qué empresa es la mejor para tus necesidades, contrátala y olvídate del estrés del proceso.
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Conoce el nuevo local
Es importante que hagas una visita al nuevo local antes de realizar la mudanza y así poder estudiar la distribución de los equipos y oficinas de una manera más tranquila y con antelación.
Además, si en la oficina ya hay mobiliario antes de realizar la mudanza es importante que esté limpio y tenga la distribución final que deseas. Así el día de la mudanza ya estará todo listo para comenzar a colocar todos los enseres, documentos y muebles de la anterior sede.
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Haz limpieza y tira lo innecesario
Es muy común caer en el error de querer llevarse todo a la nueva oficina sin pararse antes a valorar ya no sirve, ya no se utiliza o no es necesario.
Así, una mudanza es el momento perfecto para sentarse y organizar esos montones de papeles, documentos y materiales acumulados que no se utilizan desde hace mucho tiempo para deshacerte de todo. Si por el contrario no te quieres deshacer de todo el papeleo, valora la posibilidad de digitalizar toda la información para reducir el volumen de las cajas y así también evitarás que cuando menos te lo esperes se extravíen.
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Traslada los equipos informáticos primero
Uno de las primeras cosas que se deben trasladar son los equipos informáticos como lo son los ordenadores, teléfonos, routers, televisores, etc.
Esto se debe a que requieren de un largo montaje de instalación, tienen muchos cables y puede ser complicado colocar todo bien. O al menos, se requiere de bastante tiempo.
Así, es conveniente trasladar este tipo de artículos a la nueva oficina lo antes posible para que el equipo técnico pueda ir adelantando la instalación. Y así evitar tener que hacerlo con el estrés de la mudanza.
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Avisa a tus clientes y proveedores
Debes avisar con antelación a todos tus clientes y proveedores sobre el cambio de oficina. Esto se puede hacer con un simple email oficial emitido por la empresa a todas y cada una de las personas interesadas. Pero también deberías colocar un cartel en la puerta informando de la fecha del cambio y la nueva dirección. Porque a pesar de que avises por correo electrónico seguro que hay muchas personas que no lo abren, no le prestan atención o simplemente se les olvida porque están acostumbrados a acudir a tu dirección antigua.
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Cambia tus datos de contacto
Por último, no te olvides de cambiar tus datos de contacto en todos los perfiles de la empresa en redes sociales y profesionales como Facebook, Linkedin, Instagram, página web, Google My Business, en las tarjetas de visita o de contacto y en la firma digital del correo electrónico. En definitiva, en cualquier sitio público donde aparezcan los datos de la empresa y dirección antigua hay que actualizarla para evitar errores.
Pues bien, después de seguir estos consejos para realizar una mudanza de oficina exitosa. Pero una vez que se haya realizado el traslado también debes asegurarte de que todo llega sano y salvo a la oficina. Tienes que hacer un inventario de todos los materiales, teniendo que haberse hecho uno previo al empaquetado y luego al llegar a la nueva oficina, revisar que esté todo. Y en perfectas condiciones, ya que con el traslado alguno artículos frágiles pueden haber sufrido daños.
Pero no te preocupes, porque aunque ocurra esto hay solución. Así, si hay algún artículo que ha sufrido daños debes ponerte en contacto con la empresa de mudanza porque la mayoría de compañías cuentan con seguros y en caso de desperfectos el seguro se encarga de realizar una compensación por los daños. Pero esto es algo que sucede en contadas ocasiones, ya que las empresas de mudanzas están habituadas al proceso y realizan todo el traslado con el máximo cuidado posible.
